Kearsipan sistem tanggal adalah arsip yang disimpan berdasarkan tanggal bulan arsip dibuat. Sistem ini sangat sederhana dan mudah sehingga dijadikan pendamping sistem kearsipan. Untuk mudahnya menggunakan kartu index yang fungsinya mempermudah dalam penemuan di dalam rak-rak arsip yang sudah tertata rapi. Sistem ini bisa menggunakan subjek, abjad, wilayah dan juga didampingi dengan sistem tanggal karena mengisinya sesuai dengan tanggal. Pada kearsipan sistem tanggal terdapat filing kabinet,sedang kartu index itu bisa mewakili bulan dan tahun dibuatnya. Didalamnya terdapat surat masuk dan keluar. tiap surat masuk dan keluar terdapat minggu pertama sampai minggu berikutnya (minggu pertama, kedua, ketiga dan ke empat). Ada penyimpanan arsip filing kabinet yang digunakan menyimpan arsip-arsip untuk mempermudah pencarian arsip.
Ada juga Tickler file digunakan untuk menyimpan berkas-berkas yang akan diketik untuk dijadikan arsip dan didekatnya ada tempat yang digunakan untuk membuat kartu index, setiap arsip dibuat harus disertai dengan kartu index supaya langsung bisa di masukkan ke kabinet atau rak arsip. Contoh seorang kurir mengantar surat dari PT. Alam Abadi kepada sekretaris seorang kurir harus membawa buku expedisi sebagai alat bukti kalau sekretaris sudah menerima surat dari PT. Alam Abadi. Sekretaris mencatat identitas surat ke buku agenda. Kemudian surat akan diberikan kepada direktur beserta kartu disposisi yang distepler bersama surat yang akan di berikan kepada Direktur perusahaan.
Setelah diketahui Direktur surat ditujukan ke Manager pemasaran dan melaksanakan instruksi sebagai tanda penyelesaian surat. Setelah Manager pemasaran mempelajarinya surat di antar ke bagian kearsipan. Dalam penyimpanan arsip pertama arsiparis mengecek kelengkapan surat seperti surat, disposisi, maupun lampiran jika ada. Kedua, mengindex yakni arsiparis mengindex surat masuk. Ketiga menulis kode surat, menulis tahun, bulan, tanggal masuk surat termasuk masuk minggu ke berapa karena surat tersebut tanggal 1 maka ditulis minggu pertama atau M1. Keempat menyortir surat masuk dan surat keluar. Kelima, menyimpan surat kedalam lemari arsip. Demikian terkait kearsipan sistem tanggal semoga bermanfaat.
1 komentar: